Exchange használata Outlook klienssel

A Pécsi Tudományegyetem Informatikai Igazgatósága Microsoft Exchange Server 2010 alapú levelezési szolgáltatást biztosít minden szerződött szervezeti egység számára.

A szolgáltatás használható natív klienssel (Office Outlook), WEB-es felületen keresztül (OWA), vagy mobil eszközökkel.  

Office Outlook 2016

Támogatott kliens verziók

Exchange 2010 levelezőrendszer által támogatott kliens program a Microsoft Office Outlook (2003, 2007, 2010, 2013, 2016).

Menüszalag

A Microsoft Office Outlook 2007 programverzióban bevezetett menüszalag segítségével gyorsan elérhetők a munkavégzéshez szükséges parancsok. A parancsok logikusan összeállított csoportokba rendeződnek, amelyek maguk is fülekre kattintva aktiválható lapokon vannak csoportosítva.

 

Fájl menü

Az Outlook-elemek létrehozásával és kezelésével nem szorosan összefüggő funkciók jó részének, például a nyomtatási parancsoknak vagy a fiókkezelési lehetőségeknek mostantól a Microsoft Office Backstage nézet ad helyet. A fiókok kezelésével, a szabályok és automatikus válaszüzenetek létrehozásával, illetve számos egyéb háttérművelettel kapcsolatos funkciók a Fájl lapon érhetők el.

Témanézet

A témanézet megkönnyíti az egymással összefüggő üzenetek nyomon követését és kezelését, függetlenül attól, hogy azok mely mappában vannak. Megtekintheti a téma teljes kibontakozását – benne saját válaszait –, könnyen észreveheti a legújabb válaszüzeneteket, és egyszerűbben állapíthatja meg, hogy melyek a fontosabb üzenetek. Könnyedén kategorizálhat és mellőzhet teljes témákat.

A témanézet aktiválható a menüszalag ’Nézet’ fülén: Megjelenítés témákba sorolva

Meghatalmazás

A teljes postafiókot, vagy annak bizonyos tartalmát (pl.: Naptár, Névjegyalbum) a felhasználók szabadon megoszthatják egymás között különböző jogosultságokkal (Véleményező, Szerző, Szerkesztő). Meghatalmazások létrehozására/szerkesztésére a Fájl menü/Információ/Fiókbeállítások/Meghatalmazás pontjában van lehetőség.

 

Automatikus kiegészítés

Az Outlook 2010 automatikusan kiegészíti a címzettek neveit amint elkezdi beírni a neveket. Exchange Server-fiók használata esetében az automatikus kiegészítési javaslatok listája szinkronizálódik azon számítógépek között, melyeken az Outlook alkalmazással fér hozzá a fiókhoz.

E-mailek mellékletei

Az Outlook 2016-ban időt takaríthat azzal, hogy a legutóbb használt dokumentumait közvetlenül a menüszalagról csatolhatja az e-mailjeihez. Ha OneDrive-ban, OneDrive Vállalati verzióban vagy SharePointban tárolt fájlt csatol, megoszthatja őket írásvédett módon, vagy szerkesztési jogosultságot adhat a címzetteknek, mellyel könnyedén együtt dolgozhatnak a dokumentum egyetlen példányán.

Globális címlista

Az alapértelmezett címlista a globális címlista, amely a szervezet (PTE Központi Exchange) valamennyi címzettjét tartalmazza. Ezt a címlistát lehetőségeink szerint feltöltjük egyéb jellemző adatokkal, pl.: belső mellék hívószám, mobil elérhetőség, szervezeti egység neve, beosztás.

A Globális címlista elérhető új E-mail létrehozása esetén a Címzett mezőre kattintva.

 

Office 365

Minden aktív jogviszonnyal rendelkező hallgató, oktató és dolgozó automatikusan hozzáférést kap a Microsoft Office 365 egyetemi szolgáltatáshoz.

Office 365 rendszer elérhető a https://login.microsoftonline.com/ oldalon, felhasználói név a PTE-s loginnév@tr.pte.hu (EHAkód@tr.pte.hu, Neptunkód@tr.pte.hu).

 

 

A felhasználói név beírása után, a jelszó mezőbe átlépve a böngésző átirányítja a https://adfs.pte.hu/ oldalra. Ez egy PTE-s belső oldal, teljesen biztonságos, itt kell megadni a PTE-s jelszót. Azonosítás után történik az átirányítás az office.com oldalra.

Aktív Office 365 hozzáférés esetén igényelhetővé válik az Exchange online archívum, illetve elérhető a vállalati OneDrive felhő alapú tároló, és egyedi igény esetén az Office 365 Remote postafiók.

 

Exchange online archívum

Az Online archívum egy olyan 50 GB méretű felhőalapú tárhely ahova a rendszer automatikusan (először a szolgáltatás bekapcsolása utáni első éjszaka) archivál minden 1 évnél régebbi levelet, ezzel helyet szabadítva fel az Exchange postafiókban. Az Outlook első csatlakozáskor a megjelenő párbeszédpanelen újra meg kell adni a PTE-s felhasználói névhez tartozó jelszót. Az online archívum az Outlook kliensben és az OWA felületen is elérhető a bal oldali navigációs panelen (telefonról nem érhető el).

 

 

Lehetőség van az alapértelmezett 1 évtől eltérő egyéni házirendek alkalmazására is. Ehhez a bal oldali Outlook navigációs panelen a postafiók nevére (vezeteknev.keresztnev@pte.hu) jobb gombbal kattintva, a megjelenő menüből az ’Adatfájlok tulajdonságai…’ pontot kell választani. Az ekkor megjelenő Outlook Ma nevű ablak ’Házirend’ fülén az ’Online archívum’ bekezdés alatt van lehetőség az egyéni érték beállítására (6 hónap/1 év/5 év/Soha).

 

Az online archívumba Outlook kliensből lehet manuálisan elemeket áthelyezni (OWA felületen egyelőre nincs rá mód), az itt elhelyezett tartalmakról az Outlook nem készít helyi másolatot, így csak aktív hálózati kapcsolattal lehet elérni.

A szolgáltatás aktiválása után az online archívum megjelenítéséhez az Outlook klienst újra kell indítani!

Újraindítás után, az Outlook első csatlakozáskor megjelenő ablakban a felhasználói nevet PTE-s loginnév@tr.pte.hu (EHAkód@tr.pte.hu, Neptunkód@tr.pte.hu) formátumban kell megadni (jelszó az EHA/Neptun kódhoz tartozó jelszó).

 

OneDrive

Az Office 365 rendszerben minden egyetemi azonosítóhoz 1 TB méretű vállalati OneDrive tárhely tartozik. Azonosítás itt is a PTE-s loginnév@tr.pte.hu és a PTE-s jelszó használatával történik. A Windows 10 operációs rendszerben van mód a privát és vállalati OneDrive párhuzamos használatára is!

A OneDrive alkalmazás számítógépre (Windows, Mac), táblagépre, telefonra (Windows Phone, iOS, Android) és Xboxra is elérhető.

A OneDrive a Windows 10 és a Windows 8.1 beépített összetevője. Ha Windows 8-at, Windows 7-et vagy Windows Vistát használ, telepítse a Windows asztali OneDrive appot. Az app létrehoz egy OneDrive mappát a számítógépen, amelyet szinkronizál a OneDrive-val.

 

Office 365 Remote postafiók

Az Office 365 Remote postafiók egy olyan felhőalapú szolgáltatás, mely szervesen kapcsolódik az Egyetem Központi Exchange levelezési rendszeréhez (Exchange – O365 Hybrid rendszer), és a vállalati környezet 2GB-os postafiók korlátjával szemben 50 GB tárhely igénybevételét teszi lehetővé. Az Office 365 Remote postafiókokhoz is vezetknev.keresztnev@pte.hu email címet biztosítunk.

Az Office 365 Remote postafiókba történő belépésről részletesen az alábbi linken elérhető tájékoztatóban olvashat: Office 365 remote postafiók belépés