Informatikai eszközök javítását és javításhoz kapcsolódó alkatrészbeszerzést biztosító szolgáltatás általános felhasználási feltételei

A szolgáltatás célja

A szolgáltatás célja egy olyan, az általános közbeszerzési eljárásokhoz viszonyítottan gyors rendszer biztosítása, amelynek keretében a Pécsi Tudományegyetem az informatikai eszközök javítása során a jogszabályoknak megfelelően tudjon eljárni.

A szolgáltatás működése

A szolgáltatás külső és belső szolgáltatásra bontható.

Belső szolgáltatás

Belső szolgáltatásként az Informatikai Igazgatóság (IIG) a Kancellária egyéb egységeinek hathatós közreműködésével keretszerződések megkötését kezdeményezi a tárgyi témában. A keretszerződés vagy keretszerződések biztosítják azt, hogy beérkező igény esetén a külső partner irányába indított egyszerű lehívással, megrendeléssel teljesíteni lehessen az igényeket.

Az IIG feladatköre kiterjed továbbá a hiánytalanul kitöltött és az IIG-re beérkezett igénylőkkel kapcsolatos ügyintézésre, valamint a szolgáltatáshoz kapcsolódó számlák kezelésére.

Külső szolgáltatás

A külső szolgáltatást minden esetben a rendelkezésre álló keretszerződésben, vagy keretszerződésekben érintett partnerek nyújtják a szerződéseknek megfelelő árakon és szolgáltatási színvonalon.

A szolgáltatás igénybevétele

A szolgáltatást csak kijelölt kapcsolattartók révén van mód igénybe venni. A szervezeti egységek kapcsolattartóit írásban, lehetőség szerint az sd@pte.hu címre küldött emailben van mód kijelölni az egységek vezetői részéről.

  1. A kapcsolattartók első lépésben javítási- vagy alkatrész igényt indítanak a folyamatot támogató rendszer felületén (https://javitas.pte.hu).
  2. Második lépésben:
    1. Alkatrészigény esetén a rendszerben generált igénylő nyomtatványt a kapcsolttartó a szervezeti egység gazdálkodási referensével szignóztatja, majd megküldi az Informatikai Igazgatóság ügyfélszolgálatára. Az eljárási folyamat gyorsítása érdekében a dokumentumok szkennelve, emailen is továbbíthatók az sd@pte.hu vagy itbeszerzes@pte.hu címekre. A gazdálkodási referens által emailben továbbított igénylő esetében nincs szükség annak nyomtatására, szignózására, majd vissza scannelésére, minden egyéb esetben az eredeti nyomtatványt belső postával meg kell küldeni az IIG részére.
    2. Javítási szolgáltatás igénylése esetén a bejelentő eldöntheti, hogy kéri-e a hibás eszköz bevizsgálását. Amennyiben igen, a külső partner a bevizsgálás elvégzése után adja meg ajánlatát. Amennyiben az igénylő nem kér bevizsgálást, akkor a szolgáltató megbecsüli a javítás költségeit, és az alapján készít ajánlatot, amelyet továbbít az igénylőnek. Az ajánlat ismeretében az igénylő eldöntheti, hogy kéri-e a javítás elvégzését.
      Amennyiben igénylő az ajánlat ismeretében kéri a javítás elvégzését, úgy az elektronikus rendszerben elfogadja az ajánlatot, kinyomtatja az igénylő nyomtatványt, szignóztatja a szervezeti egység gazdálkodási referensével, csatolja a szolgáltató ajánlatát majd megküldi az IIG Ügyfélszolgálatára. Az eljárási folyamat gyorsítása érdekében a dokumentumok szkennelve, emailen is továbbíthatók az sd@pte.hu vagy itbeszerzes@pte.hu címekre. A gazdálkodási referens által emailben továbbított igénylő esetében nincs szükség annak nyomtatására, szignózására, majd vissza scannelésére, minden egyéb esetben az eredeti nyomtatványt belső postával meg kell küldeni az IIG részére.
    3. Az Informatikai Igazgatóság munkatársai a beérkezett igény alapján elkészítik a külső megrendelőt és továbbítják a szállító felé.
    4. A szállító elvégzi a megrendelt szolgáltatást, vagy leszállítja az alkatrészt.
    5. Az igénylő a támogató rendszerben elfogadja vagy elutasítja az elvégzett szolgáltatást, illetve a leszállított eszközt.
    6. Amennyiben elutasításra kerül, a szállító köteles ismételten eljárni.
    7. A teljesítés elfogadása estén a folyamat lezárul.

Minden olyan esetet, amikor az igénylő bármilyen elakadást érzékel a folyamatban, vagy problémája, vitája merül fel a külső szállítóval, kérjük haladéktalanul jelezzék az IIG irányába az sd@pte.hu címre küldött elektronikus levélben.

A szolgáltatással kapcsolatos további információk

A szolgáltatáshoz kapcsolódó aktuális külső szolgáltatói árlista elérhető a támogató rendszerbe történő bejelentkezés után.

Bővebb tájékoztatást az IIG Service Desk munkatársai biztosítanak a 36006-os belső melléken, vagy az sd@pte.hu email címen.