Már tavaly novemberben bevezetés előtt állt a KIRA, s ez végül idén novemberben valósul meg. Miért van szükség erre a váltásra? Hogyan lehet erre felkészülni?

Kivétel nélkül minden állami szervezetnél ezt kell majd használni: november elsejével minden közigazgatási egység - így a PTE is - áttér a KIRÁ-ra a KIR3-ról, január elsejétől pedig a közszolgálat területén a bíróságok és a honvédség is bevezeti. Magyarországon egyébként  a nagyvállalatok nagy része a valós idejű számfejtést alkalmazza, de számukra könnyebbség, hogy saját  számfejtési rendszerük van, amit sokkal inkább tudnak befolyásolni, mint mi a KIRÁt.

Konzultálunk azokkal a szervezetekkel, melyek kísérleti jelleggel szeptembertől elindultak a KIRÁ-val, így például a Budapesti Gazdasági Főiskolával (BGF-fel), akiktől kérünk és kapunk is segítséget, de hozzájuk képest is vannak speciális problémáink, hiszen a BGF kisebb, mint a PTE, ráadásul nincs klinikuma - a PTE dolgozói létszámának pedig durván a felét a klinikákon foglalkoztatott munkatársaink teszik ki. A Baranya Megyei Államkincstárral is jó a kapcsolatunk, ők is részesei a folyamatnak.

Azt reméljük, hogy kerekebb rendszert kapunk ahhoz képest, amit tavaly kaptunk volna. Azt várjuk, ha a KIRA beindul, akkor lényegesen egyszerűbb folyamataink lesznek, főleg, ha a KIRA-NEXON közötti adatáramlás megvalósul.

Azt olvastam a KIRÁ-ról, hogy ez egy valós idejű számfejtést jelent. Ez milyen változásokat hoz majd a jelenléti ívben?

A jelenléti ívek vezetésében nem történik majd változás, az adatoknak a HPI-re való eljutási folyamata lesz más. Felmerült, hogy hetente kérjük a távolléti adatokat és jelentéseket a szervezetektől, de ezt nem tartjuk felhasználóbarátnak, így elvetettük. Úgy tervezzük, hogy az adott hónap 20. napja körül kérjük, hogy az teljes tárgyhavi  adatok beérkezzenek hozzánk a Humánpolitikai Igazgatóságra, s itt rohammunkában megoldjuk, hogy ezek az adatok a számfejtésbe kerüljenek. A 20-ig beérkezett jelentések tényadatok, hiszen azt látni fogják a szervezetek, hogy addig ki volt táppénzen/szabadságon. A 20-30 közötti időszak jelentése pedig becslés lesz, hiszen a szabadságok tervezhetők, a túlórákat a következő számfejtésbe be tudjuk göngyölni, azt viszont nem lehet előre látni, ki mikor lesz beteg. Ha a táppénzes papírját valaki mondjuk, 25-én kapja meg, akkor nyilván mi mindent meg fogunk tenni, hogy bedogozzuk a számfejtésbe, és arra a hónapra ne maradjon ellátás nélkül.

A többletfeladatok adminisztrációját hogyan érinti mindez?

Dolgozunk még a folyamaton. Ami különös nehézséget okoz ebben és a jövő hónapban, az az, hogy novemberben a pályázatokkal kapcsolatos többletfeladatok jelentős része számfejtésre kerül, mert a pályázatok zárási határideje november 30. - ugyanakkor november 1-15 között a KIR3 lezárásra kerül, tehát november első két hetében egyáltalán nem tudunk majd dolgozni a rendszerben. Így november két hetünk lesz arra, hogy ezt a számfejtést a vadonatúj rendszerrel megvalósítsuk. A többletfeladatoknál, amiket lehetett, azokat megpróbáltuk az októberi számfejtésbe betenni, a novemberieknél pedig a november 15-30. között próbáljuk megtenni a tőlünk telhetőt. Nem lesz egyszerű.

Úgy tudom, a többletfeladatok adminisztrációja kapcsán a KIRA bevezetésén túl is folyamatban vannak változások.

Így van, az ÁSZ vizsgálatok miatt új kancellári utasítás született, melynek első szakasza június elsejétől már hatályba lépett: ekkortól teljesítésigazolás nélkül nem lehet többletfeladatokat kifizetni. A következő szakasza az, hogy célkitűző lapon kell a többletfeladatokat kiírni és egy teljesítésigazolás-értékelés után kerül majd a rendszerben számfejtésre. Ez nem a KIRA bevezetése miatt szükséges, hanem az ÁSZ vizsgálat által igényelt követelmény. Utóellenőrzésre is számíthatunk az ÁSZ-tól, a célunk az, hogy akkorra a jogszabályi megfelelést teljes mértékben biztosítsuk.

A megbízási szerződések és a vállalkozói szerződések kapcsán lesz változás?

Olyan típusú változások, amiket a munkatársak megéreznek, nem lesz.

A KIRA bevezetése egy ideje már folyik - ez egy kész rendszer, vagy volt már olyan, hogy a visszajelzések alapján még kalapáltak rajta?

A rendszer most is alakul. A BGF-nél például a munkatársak 8 és 4 óra között tudtak dolgozni a KIRÁban, másnap reggelig pedig dolgoztak rajta a fejlesztők, és a nap folyamán felbukkant problémákat kezelték. A fejlesztői oldalról is nagyon nagy a lendület, a szándék arra, hogy ez egy jól működő rendszer legyen.

A kifizetések időpontját befolyásolja a KIRA bevezetése?

Igen. Őszintén szólva nincs még pontos dátumunk arra, hogy a kifizetések mikor történnek majd, hiszen a kincstár a hónap utolsó napján számfejt majd, így a hétvégék is erőteljesen befolyásolhatják a konkrét időpontot. Bármilyen meglepő, de a Pécsi Tudományegyetem kollektív szerződésében az szerepel, hogy minden hónap 10-ig kell a bérnek kifizetésre kerülnie. Az, hogy a második munkanapon érkezik a kollégák számlájára, szokásjogon alapul. Természetesen azt szeretnénk elérni, hogy a kifizetés minél közelebb legyen a megszokott második munkanaphoz. Azt gondolom, hogy az első hónapra kell koncentrálnunk: utána akárhányadikán történik a bérfizetés, az már mindig 30 nap múlva lesz. De nem mindegy, hogy az első hónapban másodikán vagy kilencedikén történik, hiszen a munkatársak jelentős részének akár komoly megélhetési gondot okozhat, ha mondjuk egy héttel többet kell áthidalnia a következő fizetésig. Tisztában vagyunk ezzel, és mindent megteszünk azért, hogy ezt próbáljuk tompítani vagy enyhíteni - még az is felmerült, hogy ha a megszokotthoz képest nagy lesz az időtáv a kifizetésben, adott esetben egy rendkívüli fizetési előleggel segíteni fogunk. Minderről várhatóan november közepén áll majd részletes információ a rendelkezésünkre, és természetesen az érdekképviseletekkel is egyeztetünk majd.

Hóközi kifizetésekre lesz mód?

Bizonyos bérelemek vonatkozásában igen, bizonyos bérelemek vonatkozásában nem. Ez is a kidolgozott folyamataink kérdése lesz. A mi szándékunk az, hogy minél felhasználóbarátabb bérszámfejtést biztosítsunk, de sok fog múlni azon, hogy mit fog tudni a rendszer.

A KIRÁ-tól függetlenül kialakítottak egy referensi rendszert is. Miért volt erre szükség, mire lehet ennek kapcsán számítani?

Olyan referensi, ügyfélszolgálati rendszert akartunk kialakítani, ami lehetővé teszi, hogy a munkatársak ott, helyben az adott egységnél kaphassanak pl. jövedelem- vagy jogviszony-igazolást, és ne kelljen emiatt feljönniük a Damjanich utcába, hiszen a távolságok miatt ez néha problémát okoz. A referensi rendszer az akadémiai vonalon július elsejétől él, a klinikai vonalon november elsejétől tervezzük az elindítását.

(Forrás: http://www.univpecs.pte.hu [2])